Los 4 riesgos principales relacionados con las alertas de calendario en outlook

Muchos departamentos financieros hacen lo posible para llevar un control de sus contratos y acuerdos utilizando Excel o CRM, de modo que puedan tener una visión general de los contratos, las fechas de vencimiento y los importes. Configuran citas de calendario en Outlook, habilitando la característica de alertas para que les recuerde que deben renovar o renegociar un contrato en una fecha determinada.

Piensan que tienen todo bajo control, pero en realidad se trata de un falso sentido de seguridad. En la práctica, existe un gran riesgo de que este sistema no funcione de la manera prevista. Su empresa corre el riesgo de pagar enormes gastos innecesarios, que debilitarán directamente el beneficio económico.

Los 4 riesgos principales relacionados con las alertas de calendario en Outlook:

  • Las alertas de calendario se pueden pasar por alto fácilmente cuando uno está muy ocupado. Se hace clic en Descartar y se olvida el asunto.
  • Se recibe una sola alerta. Solo se envía una alerta. Ninguna otra persona dentro de la organización es consciente de que hay algo urgente o de que está por vencer un plazo.
  • Dependen solamente de una persona. Este método depende exclusivamente de una persona. Por lo tanto, si esa persona se enferma, está de permiso o de viaje, la empresa corre el riesgo de no poder cumplir con un plazo importante.
  • Problemas técnicos. Si configura una alerta para ser notificado dentro de 3, 4, 5 u 8 años, las actualizaciones del sistema que se efectúen mientras tanto podrían afectar a los datos en su calendario. El método no es perfecto.

Los plazos y los contratos importantes no deben estar en manos de una sola persona. Las empresas necesitan una herramienta de gestión adecuada con alertas que se intensifican cuando una acción acordada no se ejecuta de la manera prevista.